Pratiques en matière de licences SAP

Pour les clients existants de SAP, le passage au monde S/4 est devenu entre-temps incontournable. Cela est dû d'une part à l'annonce de ne plus proposer la maintenance mainstream pour SAP Business Suite 7 (ERP/ECC 6.0) que jusqu'à fin 2027, avec une maintenance étendue optionnelle jusqu'à fin 2030 et éventuellement 2033. D'autre part, ce saut technique est toutefois indissociable d'une profonde réorientation en matière de droit des licences et de gestion d'entreprise. L'ambition de SAP de se transformer d'un simple fournisseur de logiciels en une entreprise de cloud est manifeste. La direction du groupe, représentée par le président du directoire Christian Klein et le directeur financier Dominik Asam, voit dans le cloud la mesure stratégique décisive pour atteindre la croissance prévue du chiffre d'affaires et générer des revenus stables et calculables grâce à des modèles de souscription. Les revenus issus du cloud sont devenus entre-temps un flux de revenus substantiel pour SAP. Pour de nombreux utilisateurs de longue date, la migration vers le cloud représente un défi, souvent associé au scepticisme et au désir de créer des paysages hybrides.

Licence de l'Évangile

Un élément central de la stratégie cloud de SAP, notamment dans le cadre de Rise with SAP, est le concept Full-Use Equivalent (FUE). FUE est la clé de conversion qui détermine comment les licences existantes sur site sont transformées en souscriptions au cloud. Il s'agit d'un ensemble complexe de règles avec des instructions détaillées sur la manière de passer du modèle traditionnel sur site au cloud.

La métrique FUE vise à faciliter la gestion des licences en convertissant les anciennes catégories d'utilisateurs basées sur l'utilisation en équivalents basés sur les autorisations. SAP définit des facteurs de conversion spécifiques pour les différents types d'utilisation de S/4 Cloud : Un FUE correspond à un S/4 for Advanced Use (comparable à un Professional User dans le domaine On-prem), un FUE correspond également à cinq S/4 for Core Use (comparable à un Functional User) et un FUE correspond à trente S/4 for Self-Service Use.

L'accès de développement S/4 Cloud nécessite environ deux FUE, ce qui signifie qu'un FUE équivaut à un demi-accès de développeur. Il est intéressant de noter que les applications telles que la Key User Extensibility, la Side-by-Side Extensibility sur SAP BTP, les tâches/utilisateurs administratifs SAP et les extensions SAP Fiori ne nécessitent pas de licence Development Access séparée.

Le passage au modèle FUE peut avoir des conséquences financières importantes pour les clients existants. Des experts indépendants en matière de licences craignent que les solutions de cloud computing ne soient pas adaptées aux besoins des entreprises.
les licences peuvent être associées à des coûts de 20 à 50 % plus élevés que les installations existantes sur site. Cela s'explique par le fait que SAP souhaite générer des "revenus sûrs et prévisibles grâce aux abonnements" avec FUE. Dans la liste des prix cloud de SAP du troisième trimestre 2023, l'option de conversion de produit a été éliminée, ce qui augmente la pression sur les clients existants. Cela incite de nombreux utilisateurs à accepter les abonnements au cloud comme une source de revenus durablement rentable pour SAP.

Lors de la dernière assemblée générale de SAP, le CEO Christian Klein a indirectement confirmé une augmentation du chiffre d'affaires grâce à un modèle d'abonnement au cloud. Dans ce contexte, les coûts supplémentaires ne sont pas seulement dus à des licences plus chères, mais résultent également d'une extension des services SAP dans le cloud par rapport à une maintenance sur site. Lors de l'assemblée générale 2025, un actionnaire s'est interrogé sur l'évolution du modèle économique financier lors du passage de solutions sur site à des solutions basées sur le cloud. Le président du conseil d'administration de SAP, Christian Klein, a répondu à cette question par une déclaration courte et concise : "2 à 3 fois". Il entendait par là un doublement ou un triplement du chiffre d'affaires des licences sur site lorsqu'un client SAP passe à un modèle d'abonnement S/4.

L'illusion de la liberté

En ce qui concerne la souscription à SAP Cloud, on constate qu'une stratégie de sortie n'est pas disponible. Un aspect critique de l'octroi de licences cloud SAP via FUE est la perte d'autonomie pour le client. Avec la transformation des licences sur site en souscriptions en nuage, la propriété du logiciel passe du client au fournisseur. Il en résulte un rapport de location. Cela comporte des risques importants, car les conséquences en cas de résiliation des services cloud restent incertaines et une sortie du cloud n'est pas prévue par SAP.

Un avocat munichois, mandaté par le groupe d'utilisateurs SAP germanophone (DSAG e. V.), a indiqué que SAP est en droit de supprimer toutes les données dans le cloud un jour après la fin du contrat. Cela signifie impérativement pour les utilisateurs du cloud qu'ils doivent retirer et sauvegarder leurs données avec suffisamment d'avance.

L'absence de stratégie de sortie du cloud est un thème récurrent au sein de la communauté SAP et est décrite comme "incendiaire". Lors du renouvellement des contrats, les clients sont à la merci des décisions de SAP et doivent accepter la tarification, ce qui peut faire grimper le coût de la souscription au cloud. Dans les milieux spécialisés, cette manière de procéder est également appelée "fonction mathématique trap-door", une fonction à sens unique qui ne laisse aucune possibilité de retour pour les clients existants après une utilisation unique dans le cloud. Il n'est pas prévu de revenir dans le monde on-prem utilisé auparavant avec sa propre souveraineté décisionnelle. Le groupe d'utilisateurs allemands de SAP exige donc de toute urgence des processus transparents pour le passage des licences d'achat aux abonnements et, le cas échéant, pour le retour.

Un contrat classique Rise-with-SAP représente une révélation, surtout si l'on considère le leadership mondial de l'ERP. Après une conversion Rise, le client SAP existant a presque exclusivement des obligations et très peu de droits. La question se pose de savoir si le Data Act de l'UE peut être utile à cet égard. Le EU Data Act est un règlement de l'Union européenne qui vise à faciliter et à promouvoir l'échange et l'utilisation de données en Europe. L'acte a été publié au Journal officiel de l'Union européenne le 22 décembre 2023. Dans ce document très détaillé, on trouve également une section sur le changement de fournisseur de cloud (hyperscaler) ou sur le fait de quitter le cloud. Le processus mentionné est actuellement encore en phase de développement et n'a pas encore été défini de manière définitive. Les fournisseurs, comme SAP par exemple, ne disposent pas non plus à ce stade de tous les documents nécessaires. Dans le domaine juridique, on part du principe que la plupart des fournisseurs de services en nuage, comme SAP, attendent les contrats types de l'UE pour les intégrer dans leurs propres conditions générales, soit en version originale, soit en les adaptant.

Conformément aux dispositions européennes en vigueur, il est déjà possible depuis le 11 janvier 2024 de changer de fournisseur de cloud ou de le quitter (exit). Pour cela, les fournisseurs peuvent également demander des frais. Des contrats-types de sortie du cloud de l'UE seront introduits à l'automne 2025 et, à partir de l'année 2025, des contrats-types de sortie du cloud seront mis en place.
12 janvier 2027, une offre de changement ou de sortie gratuite est obligatoire. Dans tous les cas, le fournisseur de services informatiques en nuage est tenu, en vertu du EU Data Act, de soutenir et d'assurer la poursuite opérationnelle et nécessaire des opérations informatiques. Selon la conception actuelle, les fournisseurs de services en nuage ont donc une responsabilité considérable. Dans le cadre de la migration vers le cloud SAP, outre une stratégie de sortie en aval, le contrat Rise lui-même est important. En fonction de la situation de départ, un contrat Rise with SAP se compose d'au moins trois éléments qui n'ont qu'un lien marginal entre eux.

Il faut tout d'abord trouver le contrat cloud qui régit la location dans le cloud SAP. Le contrat est conclu pour une longue période et peut comporter une clause d'indexation. Il est toutefois essentiel que la souscription au cloud soit toujours payée, indépendamment du fait que le propre système S/4 ait jamais été utilisé. Dans le pire des cas, c'est-à-dire si le client existant de SAP doit payer pendant des années pour un appartement vide dans le cloud, cela peut poser un véritable problème.

La mise à disposition du service de migration vers le cloud (conversion) implique des frais d'honoraires distincts, pour lesquels une équipe de projet dédiée est mise à disposition par l'entreprise SAP. La communauté SAP rapporte qu'il existe également des équipes de conversion S/4 moins expérimentées, ce qui peut entraîner des difficultés lors de la migration vers le cloud. Dans certains cas, SAP se montre conciliant et annule le contrat, mais cela ne résout finalement pas le problème, car il existe encore un troisième élément du contrat dit Rise.

La troisième partie de ce que l'on appelle l'accord Rise est un contrat de résiliation on-prem. Sous une forme simplifiée, la situation est la suivante : le client SAP cède ses contrats SAP on-premises (R/3 et ECC 6.0) à SAP et obtient en contrepartie un droit d'habitation conditionnel dans le cloud SAP. Ce qui semble anodin sur le papier peut s'avérer problématique dans la pratique. L'accident le plus probable serait donc un échec de la conversion - le client SAP existant n'arriverait jamais dans le cloud. Le client n'est pas en mesure de se rétracter, car il a transféré ses droits sur site à SAP dans le cadre de la troisième partie du contrat Rise.

Les défis de la gestion des licences

Un autre sujet historiquement chargé, qui a coûté beaucoup de confiance ces dernières années, est l'octroi de licences pour l'utilisation indirecte (Digital Access). Avec "Digital Access", l'entreprise SAP a établi un modèle dans lequel des frais de licence sont exigés pour chaque document qui n'a pas été créé via une boîte de dialogue SAP. Cela s'applique même si le document a été créé dans un système tiers par un utilisateur disposant d'une licence d'utilisateur nommé valide. Les seules exceptions concernent les documents transférés depuis d'autres applications SAP, telles que Concur, CRM ou Ariba. Le problème réside dans le fait que l'identification des documents soumis à licence n'est pas suffisante et comporte des erreurs. Il est donc difficile d'estimer les coûts. Les experts en licences recommandent vivement d'analyser en détail l'utilisation des applications tierces qui interagissent avec SAP, car tous les transferts de données ne nécessitent pas une licence d'accès numérique et un comptage erroné peut entraîner des coûts inutiles.

La transformation S/4 s'accompagne de changements significatifs dans la gestion des licences. Dans le domaine on-prem, l'attribution des licences était généralement basée sur l'utilisation, c'est-à-dire qu'elle était fonction du nombre de transactions effectuées. Avec SAP Cloud et les nouveaux modèles S/4, en revanche, l'octroi de licences est basé sur les droits. Cela implique que les coûts de licence par utilisateur peuvent à l'avenir dépendre de l'étendue de l'autorisation et non plus de l'utilisation effective. Pour les entreprises qui travaillent avec des concepts d'autorisation qui se sont développés au fil du temps, cela comporte des risques financiers incalculables. La refonte du concept d'autorisation devient donc un sujet d'actualité pour le directeur financier.

Face à cette complexité croissante, une gestion proactive des licences est indispensable. Avant de passer au cloud, il est essentiel pour les entreprises de consolider et d'harmoniser leurs stocks de licences. Cela peut permettre d'économiser jusqu'à 20 % sur les frais de FUE. Il est essentiel d'utiliser un outil indépendant de gestion des actifs logiciels (SAM) et de procéder à une analyse détaillée de l'utilisation réelle et de l'approche existante en matière de droits. Il convient de noter que les conversions tabulaires ou le service S/4 Hana Trusted Authorization Review (STAR) proposé par SAP peuvent donner des résultats erronés. Le service STAR classifie les utilisateurs sur la base des objets et des champs d'autorisation. Pour les utilisateurs non classés, la classification est effectuée automatiquement par SAP, ce qui peut entraîner l'octroi de licences supplémentaires coûteuses, car la responsabilité de l'optimisation des licences incombe au client.

SAP s'efforce d'améliorer en permanence la précision et l'étendue de l'enquête sur l'utilisation et peut identifier plus efficacement les écarts par rapport aux conditions de licence. Cela signifie que les clients ne dépendent plus uniquement de leur propre déclaration. La liste des prix et conditions SAP (PKL) est d'une grande complexité, soumise à des modifications trimestrielles et comprend des milliers de produits logiciels avec diverses métriques et définitions qui diffèrent entre les produits sur site et dans le nuage.

Les nouveaux outils "SAP for Me" et "SAP Cloud ALM" ont été conçus pour apporter plus de transparence dans l'environnement cloud. SAP for Me offre un aperçu central des droits d'utilisation, des contrats et des paysages de systèmes, tandis que Cloud ALM soutient la gestion du cycle de vie des applications dans le cloud. Néanmoins, le monitoring dans le cloud s'avère complexe, bien qu'il soit censé être plus transparent par rapport aux systèmes sur site.

La SAP Business Technology Platform (BTP) joue également un rôle central en tant que base pour la transformation des entreprises et pour l'intégration et l'extension des solutions SAP dans des environnements hybrides. Les licences sont accordées via des modèles de consommation tels que le CPEA (Cloud Platform Enterprise Agreement) ou le BTPEA (BTP Enterprise Agreement). Dans ces modèles, les clients acquièrent un crédit de crédits cloud qui est réduit par la consommation de services. Le volume restant de Cloud Credits non utilisés expire à la fin de l'année, tandis qu'une surutilisation est facturée sur la base du prix catalogue.

Les bénéfices de l'entreprise SAP et de sa clientèle font l'objet d'un examen. La réorientation complète de SAP, notamment le passage aux abonnements au cloud et au modèle FUE, sert l'objectif global d'augmenter les recettes de licences et d'établir un modèle commercial prévisible et rentable pour SAP. Les critiques qualifient cela de "cloud Potemkine", une représentation trompeuse d'un avenir moins coûteux, alors que les coûts réels du déménagement et l'augmentation des frais de licence constituent l'augmentation cachée des prix.

Les calculateurs de TCO proposés par SAP ne sont pas considérés comme représentatifs pour des déclarations universelles, car ils ne peuvent pas refléter de manière exhaustive la complexité des processus commerciaux et des prestations. La DSAG et un grand nombre d'entreprises utilisatrices déplorent un manque de transparence et une complexité perçue comme trop élevée des modèles de licence. L'argument est que le modèle de location peut s'avérer plus cher que S/4-On-prem après une période de quatre ans, si l'on tient compte des seuls coûts de licence.

La direction de SAP, menée par Christian Klein et Dominik Asam, considère que la stratégie "cloud first" est indispensable. Klein souligne que la migration vers le cloud "n'est pas une aventure, mais un service" qui offre un interlocuteur fixe. Le scepticisme au sein de la communauté, notamment dans la région DACH, reste considérable. De nombreux clients continuent de préférer l'exploitation de leurs systèmes SAP en interne et misent donc sur le On-prem. Il en résulte une relation problématique entre SAP et ses clients existants, qui se sentent souvent "à la merci".

Voyage avec impondérables

L'évolution des licences SAP au cours des trois dernières années montre une image claire : SAP pousse la clientèle avec insistance vers le cloud, poussé par le désir de revenus planifiables et récurrents. Dans ce contexte, le concept FUE représente le mécanisme central permettant de transférer les licences sur site vers le modèle d'abonnement au cloud. Cette transformation s'accompagne toutefois d'une grande incertitude et d'une augmentation potentielle des coûts pour les clients, en raison de la perte d'autonomie en matière de licences et de l'absence d'une stratégie de sortie du cloud clairement définie.

Le passage à un système de licence basé sur les droits pour S/4 Hana dans le cloud, ainsi que les règles complexes d'utilisation indirecte, nécessitent une gestion des licences hautement professionnelle. Les entreprises sont encouragées à soumettre leurs concepts d'autorisation existants à un examen critique et, le cas échéant, à les réorganiser afin d'éviter des surlicences inutiles et coûteuses. L'analyse exacte de l'utilisation réelle au moyen d'outils SAM indépendants est ici d'une importance capitale.

Pour les clients existants, aller vers le cloud SAP est une décision complexe et stratégique qui ne doit pas être prise sans une réflexion approfondie. Pour réussir une négociation, il est essentiel d'étudier en profondeur ses propres besoins, les conditions de licence exactes et la capacité à les négocier dans le cadre d'un dialogue avec SAP. Il est essentiel que les entreprises fassent leurs "devoirs" et se fassent conseiller par des experts indépendants afin d'éviter les pièges des nouveaux modèles de licence et d'éviter une catastrophe financière due à la transformation numérique. La communauté SAP sert de plate-forme pour des discussions intensives et l'échange d'expériences, car de nombreux utilisateurs cherchent ensemble la meilleure approche dans ce paysage complexe de licences.